Bist du in letzter Zeit über Fehlermeldungen im Message Center von deinem easybooking Zimmerplan gestolpert, die beharrlich auf die Überprüfung deiner SMTP-Daten hinweisen? Kein Grund zur Panik, sondern zur Optimierung!
E-Mails können oft unbeabsichtigt im Spam-Ordner landen. Doch es gibt einen wichtigen Trick, mit denen deine E-Mails im Handumdrehen wieder im Posteingang deiner Gäste landen.
Hier erfährst du, wie du das mit Hilfe von easybooking, in den Griff bekommst.
Aktiviere die eigenen E-Mail-Einstellungen in deinem easybooking Zimmerplan: Ein Muss für reibungslose Kommunikation
Warum ist das so wichtig? Ganz einfach, SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ist dein digitaler Briefträger. Wenn du eine E-Mail schickst, wandert sie zu einem “SMTP-Server” (auch als “Mailserver” bekannt), der sie dann an den richtigen Empfänger weiterleitet – so wie das Postamt für deine Briefe.
Hast du in deiner easybooking Hotelsoftware die SMTP-Daten nicht aktiviert oder falsch hinterlegt, führt das dazu, dass deine E-Mails, die von easybooking automatisch versendet werden, von einer noreply@ E-Mail-Adresse versendet werden und NICHT von deiner E-Mail-Adresse.
Das hat folgende negative Auswirkungen:
- Die E-Mails werden von den gängigen E-Mail-Anbietern (aon, gmail, gmx, web.de, etc.) blockiert und als Spam gekennzeichnet
- Deine Gäste können auf die E-Mail nicht antworten, da deine E-Mail-Adresse nicht als Absender angezeigt wird
- Du erhältst keine Fehlermeldung, wenn E-Mails nicht zugestellt werden können (zum Beispiel aufgrund eines Schreibfehlers, oder wenn das Postfach des Gastes voll ist)
Wie findest du deinen SMTP-Server?
Ganz einfach! Bei www.haus-maria.com könnte er zum Beispiel “mail.haus-maria.com” oder “smtp.haus-maria.com” sein. Oder du bekommst einen speziellen Server vom IT-Provider, z.B. “sslout.de”. Auch über Google wird man schnell fündig. Hast du zum Beispiel eine E-Mail-Adresse von Telekom, dann lohnt es sich “t-online.de SMTP-Daten” zu googeln. Du wirst überrascht sein, wie schnell die korrekten SMPT-Daten auf deinem Bildschirm erscheinen.
Tipp: Dein IT-Spezialist oder Domain-Hoster hat gewiss die korrekten SMTP-Daten für deine E-Mail-Adresse.
Reibungslose Funktion durch Überprüfung der Betriebseinstellungen
Navigiere zu den Betriebseinstellungen in deinem easybooking und teste die E-Mail-Funktion mit der Option “Sende Test-E-mail”. Falsche Daten, insbesondere Benutzername und Passwort, sind oft die Wurzel von Problemen.
Achtung: Änderungen am Passwort des Mail-Accounts müssen auch in den SMTP-Einstellungen von deinem easybooking aktualisiert werden.
Ist alles korrekt hinterlegt, steht einer problemlosen Kommunikation mit deinen Gästen nichts mehr im Weg.
Wenn du trotzdem Probleme mit den SMTP-Einstellungen hast und der E-Mail-Versand nicht richtig klappt, erstelle gerne ein Support-Ticket und wir helfen dir weiter!
(Anleitung für easybooking-Kunden ersichtlich)
Sollten deine E-Mails gar nicht beim Empfänger ankommen oder hast du das Gefühl, dass es andere Probleme mit deinen E-Mails gibt, dann hilft dir vielleicht unser Artikel über den Blacklist-Check.
Der Beitrag Deine Mails landen im Spam-Ordner? Was du tun kannst und wieso die SMTP-Daten so wichtig sind. erschien zuerst auf easybooking Blog.
